ASIANTUNTIJA-ARTIKKELI

TÖIDEN TEETTÄMINEN KUMPPANIVERKOSTOSSA

Yrityksen tehdessä asennusta, huoltoa, viankorjausta tai toimittamisen töitä omilla asentajilla, on töiden hallinta ja tiedonkulku yksinkertaisempaa ja suoraviivaisempaa. Kun yrityksen työntekijät ovat kaikki yhdessä ja samassa järjestelmässä, niin tietokin on hallitusti yrityksen sisällä.

Kun työt teetetään kumppaneilla, edessä on monia haasteita ja ongelmia, jotka olisi saatava ratkaistua.

TYÖN HALLINNAN HAASTEET KUMPPANIVERKOSTOSSA

Eri kumppaneilla on kaikilla omat järjestelmänsä. Miten saadaan tieto kulkeutumaan kumppaneille ja toisaalta takaisin tilaajalle siten, että ollaan koko ajan kartalla työn tilasta? Tämän lisäksi on pohdittava seuraaviakin asioita:

  • Miten hoidetaan viestintä, jotta se olisi sujuvaa ja varmaa? 
  • Kuinka saadaan nopeasti uudet toimintaohjeet kaikille eri kumppaneille?
  • Mitä jos kumppani vaihtuu?  Vaihtaminen tai uuden kanssa aloittaminen on liian työlästä, kun pitäisi sovittaa järjestelmät taas yhteen.

  • Miten varmistetaan kumppanin käytettävissä olevat kapasiteetit? 
  • Brändi on vaarassa hallitsemattoman kumppanityön kautta: 
    • Häviääkö brändin näkyvyys loppuasiakkaalle?
    • Onko tekijöiden pätevyys, laadunvalvonta, toimintatavat, asiakaskokemus, reklamaatioiden hoito tiedossa? Tässä voi olla iso maineriski!
  • Turvallisuusnäkökulmakin olisi otettava huomioon: miten varmistetaan, että kumppanin työntekijät ovat luotettavia ja turvallisia?

LAATUVAATIMUKSET JA TIEDONKULKU OVAT AVAINASEMASSA

Kun tilaaja valitsee kumppaniverkostoaan, on sille erityisen tärkeää, että kumppanit toimivat tilaajan haluamalla tavalla. Siksi merkittävässä osassa on se, minkälaisia työkaluja ja apuja tilaaja tarjoaa kumppaniverkostolle, jotta laatuvaatimukset tulee täytettyä. On monenlaisia tilaukseen liittyviä asioita, joita asentajan tulee tietää ennen työsuoritusta, suorituksen aikana ja sen jälkeen.

Ennen työsuoritusta huomioitavia asioita:

  • selvittää, miten kohteeseen päästään (reittitiedot)
  • selvittää mahdolliset pääsytiedot ja kulkuoikeudet tilaan (mistä saa avaimet yms.) 

Työsuorituksen aikana ja sen valmistuttua huomioitavia asioita:

  • kirjata status- ja toteutumatietoja kuten käytetty aika ja laskutussuoritteet/ tuotteet
  • ottaa valokuvia ennen ja jälkeen asennuksen
  • tehdä asennus-ja vikadokumentit
  • raportoida mahdolliset poikkeamat ja reklamaatio

 

Koska kumppanit käyttävät pääosin kukin omia järjestelmiään, tiedonkulku tilaajan ja eri kumppaneiden välillä on haastavaa. Tähän löytyy kuitenkin toimivia ratkaisuja

– Jos tilauksia on paljon, on järkevää miettiä 2-suuntaista rajapintaa tilaajan ja kumppanin ohjelmistojen välille. Tämä on tehokas ja varma tapa saada  tiedonkulku toimimaan saumattomasti.

Toinen tapa on tarjota kumppaneille portaalia, josta he voivat poimia omat työt. Tällöin kumppanit kirjautuvat tilaajan järjestelmään ja hoitavat sitä kautta töiden raportoinnit.

Käytettiinpä mitä tahansa vaihtoehtoa, tärkeintä on saada asennuskumppanille tarvittavat ohjeet ja toimintaprosessi, sekä kerätä saatavilla oleva tieto myöhempää käyttöä varten. 

Ratkaisun helppous piilee yksilöivässä, työtilaukseen liittyvässä linkissä, joka voidaan jakaa asennuskumppanille edellä mainituilla tavoilla tai se voidaan lähettää erillisenä linkkinä esimerkiksi sähköpostilla tai muilla viestintävälineillä. Tällöin kumppani voi kopioida ja liittää linkin omaan järjestelmäänsä, jota he käyttävät töiden raportoinnissa ja näin saadaan tilaajan vaatimat työkalut sisälle omaan prosessiin.

 

Yksi haaste on saada tietää alihankkijan käytössä olevat kapasiteetit tilaajalle. Onhan usein niin, että alihankkijat palvelevat useita tilaajia, jolloin olisi tärkeää saada tietää, paljonko ja milloin heillä on kapasiteettia käytettävissä. Tähänkin löytyy nykyisin hyviä ratkaisuja. Esimerkiksi tilaaja voi antaa kumppaneille oikeudet portaaliin, jossa kumppanit voivat lisätä käytettävissä olevat kapasiteetit halutuille viikonpäiville. Tämä tuo helpotusta töiden aikatauluttamisen ja jakamisen haasteisiin kumppaniverkostossa.

TYÖN SUORITTAJAT OVAT TILAAJAN KÄYNTIKORTTEJA

Työtä tekemään tulevat asentajat ovat tilaajan käyntikortteja. He jättävät aina jäljen käydessään kohteessa. Vaikka jäljen jättää asentaja, niin todellisuudessa asiakkaan mieleen jää yritys, jolta työ on tilattu tai kumppani, jonka työntekijä asentaja on. Siksi tilaajalle on tärkeää, että heidän brändin alla toimivat yrityksen työntekijät ovat turvallisia ja luotettavia.

Ennen kuin työntekijät voidaan päästää haluttuun kohteeseen, heidän luotettavuus ja turvallisuus voidaan tarkistaa automaattisesti. Tällaisia tarkistuksia voivat olla mm.

  • Yhteiskunnalliset tarkistukset (veronumerot, valttikortit, oleskeluluvat, työnteko-oikeudet suomessa ym.)
  • Yrityksen omat vaatimukset (paikallisperehdytykset, yleiset kurssit kuten tunneli, työsuojelu ym.)
  • Ammatilliset kurssit (tulityöt, ensiapu ym.)
  • Kulunhallinta

Eikö olisikin hyvä hoitaa nämä asiat nopeammin ja helposti jo ennen töiden aloittamista?
Turvallisuus- aiheesta asiantuntijamme Mikko Hurskainen kirjoittikin hiljattain artikkelin, jonka pääset lukemaan tästä linkistä.

Haasteet ja ongelmat on tehty ratkaistavaksi. Rossum on ratkaissut näitä haasteita jo kohta 25 vuotta.

Tommi Kantoluoto
Työn ja alihankkijaketjun hallinnan asiantuntija