Työtilaukset voidaan luoda suoraan Rossum Worksin käyttöliittymästä tai tuoda asiakkaan omasta tilausjärjestelmästä, mikäli järjestelmä tukee tätä rajapintatoimintoa.

Työtilaus koostuu työriveistä, jotka voidaan aikatauluttaa ja resursoida. Työrivejä voi olla useita, jos työn eri vaiheiden seuranta ja aikataulutus on tarpeen.

Tilauksen tiedot

Tilaukselle annetaan perustiedot, kuten organisaatio, asiakas (yleensä valittu jo etukäteen), työnumero, kohteen tiedot, tilaajan yhteystiedot, työtyyppi, tila sekä lisätieto eli työn otsikko. Lisäksi voidaan määrittää sopimushinta, työn osuus euroina, laskutustiedot sekä työn materiaalit.

Työrivin tiedot

Jokainen tilaus sisältää vähintään yhden työrivin (työvaiheen), mutta tilaukseen voidaan lisätä myös useita työrivejä. Tilausvaiheessa voidaan syöttää perustiedot työriveille, esimerkiksi silloin, kun työmääräin halutaan lähettää asentajalle heti tilauksen luomisen yhteydessä. Tilaukseen on mahdollista liittää myös dokumentteja, ja tarkempi aikataulutus sekä töiden jakaminen kentälle hoidetaan työjonon kautta.

Työrivin perustietoihin kuuluvat resurssit, eli henkilöt, jotka työn suorittavat, työn suorittamiseen tarvittavat työohjeet ja muut infotiedot, tila (avoin, sovittu, osoitettu, vastaanotettu, kesken, valmis tai peruutettu) sekä aikataulutiedot, kuten suorituspäivä, arvioitu kesto, selite, suunniteltu aika ja aikaisin päivämäärä.