Kansioiden luominen sekä dokumenttien vienti kansioihin

Google Drive on verkkopohjainen työkalu, joka mahdollistaa reaaliaikaisen asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten luomisen ja jakamisen missä ja milloin tahansa. Useat käyttäjät voivat muokata ja kommentoida dokumentteja samanaikaisesti, ja muokkaukset tallentuvat versiohistoriaan, josta voi palata aiempiin versioihin. Tämä poistaa tarpeen lähettää tiedostoja sähköpostilla edestakaisin.

Rossum Worksissä on rajapinta Google Driveen. Rajapinnan käyttö edellyttää, että asiakkaan
Google- tilille tehdään tarvittavat asetukset tietojen päivittämiseksi. Tarjoamme ohjeet ja tarvittaessa avustamme asetusten tekemisessä.

Rajapintaa hyödynnetään seuraaviin tarkoituksiin:

Työn tilaaminen

Kun työ tilataan Rossum Worksissä, järjestelmä luo Google Driveen automaattisesti asiakkaalle oman kansion. Kansion nimi muodostuu asiakkaan tiedoista, kuten asiakasnumerosta, nimestä ja osoitteesta (esim. 21234 Ville Virtanen, Kotikatu 12, Posio).

Asiakkaan kansion alle luodaan lisäksi alikansiot Toimittajalle ja Asentajille, joiden nimet muodostetaan asiakkaan kansiosta lisäämällä etuliite, kuten “Toimittaja” tai “Asentaja”.

Esimerkit kansioista:

• 21234 Ville Virtanen, Kotikatu 12, Posio
  • Toimittaja – 21234 Ville Virtanen, Kotikatu 12, Posio
  • Asentaja – 21234 Ville Virtanen, Kotikatu 12, Posio
• 41251 Liisa Laakso, Aukeankatu 123, Lieto
  • Toimittaja – 41251 Liisa Laakso, Aukeankatu 123, Lieto
  • Asentaja – 41251 Liisa Laakso, Aukeankatu 123, Lieto

Asiakkaan pääkansioon viedään tilausvaiheessa sopimusdokumentti PDF-muodossa.
Kansioiden ID:t talletetaan Rossum Worksiin myöhempää käyttöä varten.
Rossum Worksissa muodostuneeseen Google Drive-kansioon pääsee avaamalla työjonosta haluttu työ, ja klikkaamalla Drive -nappia.

Työn osoittaminen

Kun projektin työrivi osoitetaan, ennen työmääräimen lähettämistä näytetään lista asiakkaan dokumenteista.

Työnjohtaja valitsee tästä asentajien tarvitsemat dokumentit, jotka kytketään näkyviin myös Asentaja-kansioon, säilyttäen ne edelleen asiakkaan pääkansiossa.
Osoitetuille asentajille lähetetään sähköpostitse linkki asiakkaan Asentajat-kansioon, josta he pääsevät tarvittaviin dokumentteihin.

Materiaalitilaukset:

Kun projektille tehdään materiaalitilaus, lähetysvaiheessa näytetään lista asiakkaan dokumenteista. Materiaalitilauksen tekijä valitsee tästä ne dokumentit, joita toimittaja tarvitsee.
Valitut dokumentit kytketään näkyviin myös Toimittaja-kansioon, mutta ne säilyvät edelleen asiakkaan pääkansiossa. Kaikki toimittajat, joille on tehty materiaalitilaus, saavat sähköpostin, joka sisältää linkin asiakkaan Toimittaja-kansioon. Sama kansio ja dokumentit jaetaan kaikille toimittajille, eikä toimittajakohtaisia kansioita luoda.
Materiaalitoimittajalle lähetetty sähköposti sisältää materiaalitilaukseen liittyvät tiedot sekä linkin Toimittaja-kansioon ja valittuihin dokumentteihin.