ASIANTUNTIJA-ARTIKKELI
ERI HENKILÖSTÖRYHMIEN SISÄÄNTULON VAATIMUSTEN HALLINTA
Erityisesti suurissa yrityksissä on monia eri henkilöryhmiä, joilla on vaihtelevia tarpeita liikkua yrityksen tiloissa ja/tai päästä käsiksi yrityksen tietoihin. Tämä voi aiheuttaa haasteita työsuoritteita tilatessa, että millaisia vaatimuksia työntekijöiltä vaaditaan, jotta heidät voidaan päästään yrityksen tiloihin tai tietoihin käsiksi. Nämä eri vaatimukset voivat aiheuttaa hidasteita töiden aloittamisessa ja oikeuksien luvittamisessa, koska tietoa ei välttämättä ole helposti saatavilla tai sitä on vaikea ottaa huomioon.
Esimerkkejä erilaisista vaatimuksista
- tietoturva ja -suojasitoumus
- erilaiset kulkutunnisteet (kulkukortti, avaimet jne)
- erilaiset kulkuoikeudet/rooli ja avainoikeudet
- veronumero- ja valttikortti tarkastus
- sovellusoikeudet
- turvallisuusselvitys
- kurssit/pätevyydet
- paikallinen perehdyttäminen
- oleskelu- ja työlupa
- toimintaympäristö vaatimukset
Alla esimerkkejä erilaisista ryhmistä ja heidän vaatimuksista.
- Yrityksen omat työntekijät
Yrityksen palkkalistoilla olevat henkilöt, jotka työskentelevät yrityksen eri tiloissa tai etätyönä. Heillä voi olla erilaisia pääsyvaatimuksia päästäkseen yrityksen tiloihin ja/tai tietoihin työnsä suorittamiseksi. - Palveluntuottajan henkilö (liikkuu itsenäisesti yrityksen kansallisen turvallisuuden kannalta merkittävissä tiloissa tai päästä arkaluonteisiin tietoihin käsiksi)
Ulkopuolisen palveluntuottajan työntekijä, joka voi itsenäisesti liikkua yrityksen tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu kansallisen turvallisuuden kannalta kriittisten resurssien tai tietojen vuoksi. Tällaisilta henkilöillä voidaan vaatia turvallisuusselvitys.
- Palveluntuottajan henkilö (liikkuu itsenäisesti yrityksen tiloissa)
Palveluntuottajan työntekijä, jolla on oikeus liikkua itsenäisesti yrityksen tiloissa suorittaakseen sovittuja palveluja, esim. siivous, huolto, ylläpito tai IT-tuki. Heidän on tunnettava yrityksen turvallisuusohjeet ja käytännöt. - Rakennustyömaalla liikkuvat henkilöt
Rakennusalan työntekijät, jotka työskentelevät yrityksen tiloissa tai rakennustyömaalla ja ovat rekisteröityjä veronumerorekisteriin. Voi olla myös muita vaatimuksia esim. valttikortti. Henkilöt ovat velvollisia noudattamaan rakennusalan erityismääräyksiä, joka varmistaa henkilöllisyyden ja vähentää harmaan talouden riskejä. - Konsultti (ei liiku yrityksen tiloissa, mutta tarvitsee pääsyn yrityksen arkaluonteisiin tietoihin)
Ulkopuolinen asiantuntija, jolla on pääsy yrityksen luottamuksellisiin tietoihin, mutta joka ei välttämättä fyysisesti työskentele yrityksen tiloissa. Konsultin työ vaatii erityistä luottamusta ja tietoturvaa, sillä heillä on pääsy arkaluonteisiin tietoihin etäyhteyden kautta. - Harjoittelija (liikkuu itsenäisesti epäsäännöllisesti yrityksen tiloissa)
Yrityksessä työskentelevä harjoittelija, joka liikkuu yrityksen tiloissa itsenäisesti, mutta ei jatkuvasti. Harjoittelijat tarvitsevat yleensä valvottua pääsyä tiloihin ja järjestelmiin, koska heidän roolinsa on määräaikainen ja heidän kokemuksensa voi olla rajallinen. - Lyhytaikainen ja epäsäännöllinen palveluntuottajan kävijä (esim. tavarantoimittaja)
Henkilö käy yrityksen tiloissa satunnaisesti tai lyhytaikaisesti, esimerkiksi tavarantoimituksia tekevä kuljettaja, joka saattaa käyttää ajoneuvoa. - Vierailija
Henkilö, joka tulee yrityksen tiloihin tilapäisesti esimerkiksi tapaamista tai esittelyä varten. Vierailijat eivät yleensä saa liikkua itsenäisesti.
On toki muitakin henkilöryhmiä ja heillä erilaisia vaatimuksia, mutta kaikki vaatimukset pitäisi pystyä ja olisi tärkeä osata ottaa huomioon ennen kuin työntekijöille annetaan oikeus töiden aloittamiselle.
Koska eri henkilöstöryhmien sisääntulo vaatimuksiin kohdistuu erilaisia vaatimuksia, niin tätä varten on hyvä olla sisääntuloprosessi kunnossa sekä sovellukset, jotka ohjaavat toimimaan prosessin mukaisesti. Kun sovellukset tukevat toimimaan sisääntuloprosessin mukaisesti, niin tällöin automatisoidaan, helpotetaan ja nopeutetaan töiden aloittamista vaatimusten mukaisesti. Tärkeänä osana tätä on myös huolehtia, että vaatimukset ja niiden voimassaolon seuranta pysyvät ajan tasalla. Työntekijöitä on tärkeä muistuttaa hyvissä ajoin herättein sekä muistutuksin, mielellään automaattisesti, eri vaatimusten voimassaolon päättymisen lähestymisestä, jotta he voivat pitää ne ajan tasalla mahdollisimman itsenäisesti ja hyvissä ajoin. Turvallisuutta on tärkeää lisätä myös tunnetasolla. Sitä on se tunne, että minä ja me kaikki, jotka työskentelemme samoissa tiloissa, paikoissa tai käytämme samoja sovelluksia, olemme hoitaneet omalta osaltamme kaikki meiltä vaaditut asiat.
Töiden tilaajakaan ei aina tiedä mitä vaatimuksia henkilöstöryhmältä vaaditaan, onko hänen aina tarpeellistakaan tietää toimeksianto luodessa, vai riittääkö, että käytössä oleva “työntekijöiden luvitus” -sovellus määrittelee tilaajan toimeksiantoon tekemien valintojen perusteella työntekijöiltä tarvittavat vaatimukset. Tällaiseen “yhden luukun periaatteella” toimivan tavan mahdollistaa Rossum Turvallisuusportaali -sovellus. Se ohjaa töiden tilaajan toimimaan automaattisesti prosessin mukaisesti ja ottaa huomioon eri henkilöryhmien vaatimukset.
Vuonna 2024 Turvallisuusportaali -palvelun käyttäjäkyselyssä saatiin oheisia kommentteja
“Tiedot ja perehdytysten etenemä yhdessä paikassa on hyvä juttu”
“Näkee nopeasti, kenellä on kaikki tarvittavat tiedot kunnossa”
“Portaalin suurin vahvuus on se, että henkilötietoja ei tarvitse lähettää paperilla ja sähköposteilla edes ja takaisin.”
“Koko sisääntuloprosessi yhdessä paikassa”
“Yksi reitti ja järjestelmä hoitaa byrokratian!”
Käyttäjäpalautteista ilmenee, että käyttäjät arvostavat, kun sisääntuloprosessi voidaan hoitaa keskitetysti yhden järjestelmän kautta, huomioiden eri henkilöryhmien vaatimukset.
Uusia vaatimuksia ja käyttötapauksia tulee jatkuvasti esiin, ja sovellusten on tärkeää mukautua näihin muuttuviin tarpeisiin. Uskon, että kun voidaan toimia yhden järjestelmän kautta, niin uudet vaatimukset ja käyttötapaukset on helpompi ottaa järjestelmässä huomioon.
Yhdessä kohti turvallisempaan työturvallisuuteen!
Mikko Hurskainen
Järjestelmäasiantuntija
